Доброго времени суток! Сегодня я продолжаю писать статьи расширяющие «бизнес-план рекламного агентства» и темой статьи будет как правильно выбрать помещение или офис для рекламного агентства.
По традиции перед тем как написать свою статью я решил посмотреть, что по запросу «помещение рекламного агентства» я получу от поисковой системы Яндекс. Итог был ожидаем и я просто вообще ничего по нему не получил, что могло бы заинтересовать новичка в бизнесе. Новичку нужны не красивые картинки, а конкретные критерии выбора, примерный бюджет, чек-лист документов и понимание юридических нюансов аренды.
Рекламные баннеры и статьи о креативном дизайне и местонахождении некоторых рекламных агентств. Особо хотелось отметить статьи о креативном дизайне помещений под офис рекламного агентства. Красивые интерьеры вдохновляют, но на старте важнее функционал: акустика для переговоров, электрические линии под мощные рабочие станции, стабильный интернет, место для хранения макетов и образцов, зона приёма клиентов и конфиденциальная зона для работы с договорами.
Я так полагаю, что, креативные решения для уже давно состоявшихся рекламных агентств, поразила площадь, по фото трудно судить, но не менее 150 кв.м. и на ней креативный дизайн. Для старта же достаточно компактного решения, а креатив можно показать на проектах и презентациях.
Денег на сам креативный дизайн + стоимость аренды помещения для рекламного агентства которые показаны пожалуй около 1 000 000 руб., хотя я могу и ошибиться и она на порядок выше. На первых этапах разумнее инвестировать в продажи, оборудование и специалистов: ноутбуки/моноблоки с достаточной графикой, цветопрофилировку мониторов, лицензии софта, CRM и рекламный бюджет.
Это естественно нам с Вами не подходит, так как бизнес только на начальной стадии (я имею ввиду официальный), то мы просто не можем тратить такие громадные на данный момент деньги. Так что давайте рассмотрим офис рекламного агентства начального уровня. Сосредоточимся на критериях выбора, рисках и шагах оформления: от юридического адреса до требования пожарной безопасности и режима обработки персональных данных клиентов.
Офис рекламного агентства
Об офисе для рекламного агентства необходимо позаботиться заранее, во время регистрации ООО.
Именно арендуемый офис и будет нашим юридическим адресом, так что придется переговорить с будущим арендодателем заранее и договориться о гарантийном письме, что он не против Вашей регистрации на сдаваемой в аренду площади. Тут проблем возникнуть не должно. В договоре аренды проверьте предмет договора, срок, условия пролонгации, порядок индексации, ответственность за нерабочие инженерные сети, возможность размещения вывески/таблички и подключение выделенного интернета. Для расчётов и кассовых операций используйте онлайн-кассу по 54-ФЗ, обработку персональных данных клиентов ведите по 152-ФЗ (уведомление, политика, согласия).
Как выбрать офис для рекламного агентства
Для начинающего рекламного агентства подойдет и не большой офис, площадью около 10 кв.м.
Сами офисные помещения на порядок дешевле чем торговые площади и это конечно же хорошая новость. Но считайте не только ставку за метр, а «полную стоимость владения»: арендная плата + коммунальные + интернет + клининг + парковка + охрана + депозит. Уточните, кто оплачивает электроэнергию по факту и есть ли ограничения на мощность (графика и печать любят стабильную сеть).
Арендовать офисное помещение для своего рекламного агентства необходимо как можно ближе к центру города. Центральные локации дают удобство клиентам и доступ к партнёрам (типографии, фото- и видеостудии), но иногда разумнее выбрать деловой кластер у транспортных узлов с парковкой. Проведите короткое сравнение 3–5 зданий: трафик клиентов, время в пути, парковочные места, наличие переговорных и кухонной зоны, шум, мобильная связь, альтернативные провайдеры.
Ни в коем случае не арендуйте отдельное помещение. В одиночных помещениях вы столкнётесь с высокими эксплуатационными расходами, ограничениями по доступу в выходные и отсутствием инфраструктуры (ресепшн, переговорные, охрана, клининг). В бизнес-центре все эти сервисы, как правило, уже включены, а ещё проще масштабироваться.
Офис Вашего рекламного агентства должен находиться в офисном здании – это очень важно!
Основные плюсы аренды офиса рекламного агентства в офисном здании:
- Стоимость аренды офиса в офисном здании не такая дорогая как в других местах; при этом договор понятнее, а риски коммунальных сюрпризов ниже. Смотрите класс здания (B/C), режим работы, наличие поста охраны и журнала посетителей.
- В офисном здании множество офисов организаций которым Вы можете предложить свои рекламные услуги; это готовый пул лидов: вывески, полиграфия, презентации, корпоративные сайты. Оставляйте пакет «офис-старт»: табличка на дверь, визитки, бланки, мини-лендинг.
- Имидж Вашего рекламного агентства в глазах потенциальных рекламодателей от этого только увеличится; важны чистые зоны, аккуратная табличка, нейтральный интерьер, зона демонстрации кейсов (плакаты/буклеты) и экран для презентаций.
- В офисных зданиях есть уборщица которая за 500-1000 руб. в месяц будет делать в Вашем офисе раз в день уборку; согласуйте график, а также вывоз макулатуры и упаковки после поставок образцов.
- В офисном помещении можно арендовать небольшое прямоугольное помещение предназначенное как раз для офиса; следите за вентиляцией и уровнем шума, выделите место под хранение макетов, стенд с образцами материалов и шкаф под документы.
- В большинстве своем такие офисы сдаются уже с офисной мебелью. Столы и стулья которые по началу Вам не нужно будет покупать; добавьте только удобные стулья для клиентов, настольные лампы с нейтральной цветовой температурой и экран/проектор.
- В офисных зданиях обязательно должен быть интернет, за пользование которым Вы будете платить небольшую сумму денег; проверьте резервного провайдера и стабильность канала для видеосвязи и передачи макетов. Желательно проводной интернет + Wi-Fi для гостей.
- У 90% офисных зданий рядом есть удобная парковка, что несомненно будет только плюсом для Вашего рекламного бизнеса; уточните правила для гостей, наличие паркомест для инвалидов, стоимость и возможность валидации билетов.
- Ну и в конце, офисное здание намного проще найти человеку который плохо ориентируется в городе и если Ваш офис будет где-то в закоулках, то потенциальный клиент Вас просто не найдет. Добавьте на сайт карту, схему прохода и фото входной группы; на фасаде повесьте согласованную табличку с режимом работы.
Само офисное помещение для рекламного агентства конечно же не должно быть обшарпанным. Проверьте состояние стен/пола, потолка, наличие приточно-вытяжной вентиляции, исправность розеток и освещения, работоспособность систем пожарной безопасности и соблюдение норм по эвакуационным выходам.
Обычный офис – небольшой, но уютный. Как раз в офисных зданиях они такие и есть, что-то типа евроремонта, с жалюзи на окнах, белые стены, на полу ламинат. Этого достаточно: важнее порядок, тишина и удобство переговоров. Для конфиденциальных брифов предусмотрите шкаф/сейф для документов и NDA с посетителями.
В общем ничего сверхъестественного.
Аренда такого офиса будет от 5000 руб. до 15 000 руб., все зависит от месторасположения и престижности самого здания. Сравните ставки по периоду (месяц/квартал), размер депозита, включённые коммунальные, услуги клининга и возможность каникул на въезд. Учитывайте расходы на страхование ответственности и обеспечение безопасности персонала и гостей.
Я рекомендовал бы взять самое дорогое за 15 000 руб., это будет удобно Вашим будущим клиентам, так как такие здания находятся прямо в центре города и как правило они имеют 4-5 этажей в высоту. При выборе смотрите наполняемость этажей, качество общих зон, лифты и доступ 24/7 — для срочных проектов это критично.
То, что они высокие – очень хорошо, так как количество потенциальных клиентов для Вашего рекламного агентства только возрастает. Дополнительно согласуйте с управляющей компанией размещение информации о вас на стойке ресепшн и в навигации здания, это добавит входящего трафика.
Офис для начала деятельности подойдет и в строгом стиле, а вот табличку на дверь сделайте эксклюзивную с названием Вашего рекламного агентства, часами работы и контактными телефонами. Укажите юридическое лицо и режим работы; при приёме оплат соблюдайте требования 54-ФЗ к выдаче чеков и реквизитам. Для работы с клиентскими базами оформите локальные акты по персональным данным и договоры поручения с подрядчиками.
Не забываем, что у нас есть уже несколько раскрученных коротких городских номеров телефонов. Закрепите их за коллтрекингом, настроьте голосовое меню, добавьте номер WhatsApp/Telegram для быстрых брифов; фиксируйте все обращения в CRM и храните согласия на рассылки.
Вот такое помещение для открытия офиса своего рекламного агентства на начальном уровне я считаю самым оптимальным.
Не допускайте чужих ошибок, ни в коем случае не арендуйте офис там, где придется. Вам торопиться некуда. Проверьте арендодателя (право собственности/доверенность), читайте техническое приложение к договору, уточняйте порядок согласования перепланировок и вывесок. Зафиксируйте в акте приёма-передачи фактическое состояние помещения и оборудования.
Выбрали здание в котором хотите, чтобы у Вас был офис, подходите и спрашивайте есть свободные офисы или нет, если нету – оставьте им свой номер, чтобы как освободится Вам позвонили. Параллельно сформируйте «офисный чек-лист»: меблировка, интернет и резервный канал, СКУД/пропуска, уборка, охрана, доступ в выходные, парковка, договоры на вывоз макулатуры и хранение материалов.
Частые вопросы (коротко):
1) Нужен ли коворкинг на старте? — Подходит как временное решение, если есть переговорные и юридический адрес.
2) Можно ли работать полностью удалённо? — Можно, но для встреч и доверия корпоративных клиентов офис сильно помогает.
3) Какую мощность интернета брать? — Не менее 100 Мбит/с, лучше с гарантированной полосой и статическим IP.
4) Что по пожарной безопасности? — План эвакуации, огнетушители, инструктажи и журналы; ответственность прописывайте в договоре аренды.
Вот пожалуй и все что хотелось рассказать про помещение для рекламного агентства, так же я уже писал статью «Помещение для своего бизнеса». В ней я рассматривал варианты помещений для каждого бизнеса.
Если остались вопросы то задавайте в мою
группу ВКОНТАКТЕ или просто в комментарии к статье.
Всем удачных начинаний! Пока!