Оборудование рекламного агентства

Доброго времени суток! Я продолжаю запись статей для бизнес-плана рекламного агентства и сегодня подробно разберем, какое именно оборудование для своего рекламного агентства стоит закладывать в стартовый бюджет, чтобы офис выглядел солидно, а работать было удобно и вам, и сотрудникам, и клиентам.

По традиции перед написанием материала я заглянул в результаты поиска по этому запросу в Яндексе. Картина знакомая: в верхних позициях в основном устаревшие или переписанные друг у друга статьи, где поверхностно перечислены «компьютер, принтер, стол» без объяснения, зачем это все нужно и как реально влияет на загрузку агентства, сроки выполнения заказов и впечатление клиентов.

Отдельное умиление вызывает то, что в ТОП-1 до сих пор висит моя собственная статья 2014 года. По сути это уже исторический материал, тогда рынок, оборудование и требования были другими, а многие цифры и примеры безнадежно устарели. Поисковики любят «старье», но нам с вами важно смотреть на сегодняшний день и планировать бизнес с учетом текущих реалий.

Переписывать ту старую статью смысла нет, да и прошло уже достаточно много времени, чтобы подойти к теме с чистого листа и взглянуть на оборудование глазами человека, который запускает рекламное агентство сейчас, а не «когда-то давно».

Так что начнем все с нуля и разберемся, какое оборудование потребуется для открытия рекламного агентства, что действительно нужно с первого дня, а чем можно дополнить парк техники по мере развития.

Оглавление

Оборудование для офиса рекламного агентства

В прошлой статье мы с Вами определились с помещением, которое будем арендовать для рекламного агентства: на стартовом этапе достаточно небольшого офиса, и для примера будем исходить из того, что его площадь около 10 кв.м. При грамотной планировке этого вполне достаточно для приема клиентов и работы 1–2 человек.

Какое оборудование нужно для офиса рекламного агентства, чтобы это было не просто «уголок с ноутбуком», а полноценное рабочее пространство, не стыдно перед клиентами:

Письменные столы – 2шт., стоимость столов от 4000 до 6000 руб. Нужны не только как место для ноутбука, но и как рабочая поверхность для подписания договоров, раскладки макетов, образцов и каталогов. Желательно, чтобы столы были одного дизайна и цвета, с прочной столешницей и без «дешевого офисного» вида. Очень удобно, когда есть хотя бы один выдвижной ящик для хранения документов и мелочей;
Ноутбуки – 2шт., стоимость ноутбуков сильно различается по мощности и цене, но для рекламного агентства минимум такой: один ноутбук стоимостью около 20 000 руб., а второй — порядка 30 000 руб., разница, как Вы понимаете, в мощности и комплектующих. Рекомендую ориентироваться на надежные бренды (я, например, работаю с ноутбуками фирмы Samsung и нареканий пока никаких нет), но главное — не название на крышке, а реальные характеристики: процессор, объем оперативной памяти, наличие SSD и видеоадаптера. На более мощном ноутбуке будут запускаться дизайнерские программы (графика, верстка, подготовка макетов для печати), а более простой – для ведения бухгалтерии, договоров, переписки, CRM и задач управления. Сразу продумайте, кто за каким ноутбуком будет работать;
Принтер ч/б лазерный 1 шт. Именно на нем Вы будете печатать договоры, счета, коммерческие предложения, черновики объявлений и рабочую документацию. Желательно не просто принтер, а МФУ (принтер, сканер, копир в одном корпусе). В процессе работы это сильно выручает: нужно быстро скопировать подписанный договор или отсканировать макет — не бегаете в копицентр. Стоимость такого принтера обычно около 6000-8000 руб., но имеет смысл выбрать модель с недорогими расходниками и возможностью заправки картриджей;
Принтер струйный цветной с СНПЧ. СНПЧ – это система непрерывной подачи чернил. Для рекламного агентства это критично: без нее Вы просто разоритесь на картриджах, особенно если будете часто печатать образцы макетов, пробные визитки и цветные эскизы для согласования с клиентами. Важно: не каждый принтер корректно работает с СНПЧ, поэтому перед покупкой обязательно изучите отзывы и погуглите интернет, чтобы выбрать подходящую модель. Стоимость такого принтера в среднем около 7000 руб. + СНПЧ (1500-3000 руб.), но вложение быстро окупается за счет экономии на чернилах;
Кресла офисные – 2шт. Одно для Вас, второе – для сотрудника или клиента. Стоимость офисного кресла — ориентировочно 6500 руб., но, поискав в интернете, можно найти варианты и подешевле. Главное — чтобы кресло было удобным, с регулировкой высоты и спинки, иначе уже через пару месяцев постоянной работы спина скажет Вам «спасибо», но совсем не в хорошем смысле;
Стулья офисные – 4шт. Один стул для дополнительного сотрудника и 3 для возможных посетителей. Стулья по 2500 руб. вполне подойдут, но обратите внимание на внешний вид: мебель для клиентов – часть имиджа агентства. Лучше, если все стулья будут одного стиля и цвета, чтобы офис выглядел аккуратно, а не как «сборная солянка» из разномастной мебели;
Стеклянный стол. Небольшой журнальный стол для ожидающих клиентов. На столе разместите разные рекламные проспекты, примеры работ, буклеты, образцы печати, в том числе не обязательно только свои – главное, чтобы человек мог занять время и одновременно понять уровень услуг, которые вы предлагаете. Стоимость стола около 10 000 руб. Стеклянная поверхность выглядит современно и легко вписывается практически в любой интерьер;
Плательный шкаф. Глухой плательный шкаф для верхней одежды – цена около 11 000 руб. Он нужен не только для удобства, но и для того, чтобы в офисе не было визуального хаоса из курток и пальто на спинках стульев. Плюс в шкаф можно убрать личные вещи сотрудников, чтобы они не попадали в кадр, если вы снимаете фото/видео для соцсетей;
Шкаф архивный. Внизу глухой, сверху стеклянный – для складирования архивных документов: договоров, актов, закрывающих документов для бухгалтерии, макетов, образцов и т.п. Стоимость около 13 000 руб. Такая мебель помогает поддерживать порядок и при этом использовать верхнюю часть как витрину для грамот, сертификатов, примеров работ и наград, подчеркивая профессиональный уровень агентства;
Канцелярские товары. Бумага для принтера, плотная фотобумага, карандаши, металлические линейки разной длины, транспортир, циркуль, ручки, стиплер, скрепки, папки-регистраторы, файлы, маркеры, блокноты для заметок. Все это кажется мелочью, но без запасов канцелярии работа в офисе постоянно сбивается, а поиск «где у нас ручка» на глазах у клиента явно не добавляет вам веса как рекламному агентству.

Пошаговый чек-лист оснащения офиса

Определите количество рабочих мест и минимальный набор функций (дизайн, продажи, администрирование);
Составьте список мебели и техники с примерными ценами и приоритетами «обязательно» / «можно потом»;
Продумайте, как расставить столы и шкафы в 10 кв.м, чтобы не было тесно и оставалось место для клиентов;
Проверьте, достаточно ли розеток и где будут стоять принтеры, чтобы к ним был удобный доступ;
Сразу заложите бюджет на качественные кресла и нормальные мониторы — здоровье дороже экономии;
Оставьте небольшой резерв на непредвиденные мелочи: удлинители, фильтры, кабели, подставки под мониторы.

Это оборудование желательно приобрести сразу, чтобы укомплектовать Ваш офис и начать работу без ощущения «мы открылись, но половины нужных вещей нет». Чем меньше вы будете отвлекаться на бытовые дооснащения в первый месяц, тем больше времени останется на привлечение клиентов и выполнение заказов.

Хорошей идеей будет приобрести штук 5 разных благодарностей или сертификатов и, если у Вас есть знакомые в бизнесе, попросить их официально подписать и поставить печати на этих благодарностях за выполненные проекты или помощь. Развесив их в офисе, вы формируете доверие: люди по-прежнему обращают внимание на реальные отзывы и визуальные подтверждения опыта.

Само оборудование и мебель должны гармонично вписываться в общий вид офиса и быть выдержаны в одной цветовой гамме. Если столы, стулья, шкафы и техника выглядят единым комплектом, это создает ощущение продуманности и стабильности, даже если офис всего на 10 кв.м. Для рекламного агентства, которое продает визуальные решения, это особенно важно.

Оборудование для изготовления рекламы

Теперь рассмотрим, какое оборудование мы можем приобрести, чтобы самостоятельно делать недорогую рекламу и не зависеть по мелочам от сторонних подрядчиков:

Объявления. Для этого вида рекламы мы уже приобрели лазерный принтер, на котором можно быстро печатать черно-белые объявления, листовки формата А4/А5 и различные информационные листы. Дополнительно потребуются ножницы или резак для их аккуратной резки и клей (клей-карандаш, ПВА или специальные клеевые составы) для расклейки. При желании можно использовать и двухсторонний скотч для более аккуратного крепления объявлений в помещениях;
Визитки. Для изготовления визиток и небольших карточек требуется ламинатор с расходными материалами (пленкой) стоимостью от 10 000 до 15 000 руб., в зависимости от фирмы и формата листов. Ламинатор позволяет делать визитки более плотными и долговечными, добавлять матовое или глянцевое покрытие, а также изготавливать пропуска, бейджи, небольшие таблички. Важно учесть скорость прогрева, максимальную толщину пленки и формат;
Термопресс. Для печати изображений на ткани, керамике, металле, коже и т.д. – это база, если вы планируете заниматься сувенирной продукцией: футболки, кружки, тарелки, пазлы, подушки, чехлы для телефонов. Начального уровня термопресс стоит от 30 000 руб., но лучше сразу подумать, с какими форматами будете работать (футболки, кепки, кружки) и подобрать модель с подходящей рабочей площадью и возможностью регулировки температуры и времени нагрева;
Плоттер. Аппарат, который Вы, скорее всего, приобретете не в первый же месяц работы, а в последующем, когда появится стабильный поток заказов на наружную и интерьерную рекламу. Стоимость плоттера действительно «кусается»: плоттер начального уровня обойдется от 60 000 руб. и выше. При помощи его можно делать наружную рекламу, таблички для кабинетов, вывески, наклейки, баннеры, элементы для оформления витрин и транспорта. Важно сразу продумать, где он будет стоять и какой объем работ вы планируете на него загрузить;
Лайтбоксы.
Имея перечисленное оборудование, Вы можете уже изготавливать и данную рекламную продукцию: печатать изображения для лайтбоксов, подготавливать макеты и выполнять сборку простых конструкций. Для более сложных световых коробов и вывесок часто дополнительно используют услуги подрядчиков по металлу и электрике, но даже базовый комплект техники позволяет закрывать значительную часть заказов внутри своего агентства.

Типичные ошибки при закупке производственного оборудования

Покупка слишком дорогого плоттера «на будущее», когда еще нет стабильного потока заказов;
Экономия на ламинаторе и термопрессе, в результате – брак, пережоги и испорченная продукция;
Отсутствие расчета себестоимости – оборудование купили, а потом выяснилось, что работать по вашим ценам невыгодно;
Игнорирование требований по электробезопасности и вентиляции для мощной техники;
Ориентация только на цену без учета сервисной поддержки и наличия запчастей в вашем регионе.

Это оборудование Вам потребуется для того, чтобы практически полноценно заменить услуги рекламных агентств «партнеров» в части мелкой и средней рекламной продукции, быстрее выполнять заказы и оставлять больше маржи у себя, не передавая самые простые задачи подрядчикам.

Остальное оборудование уже стоит миллионы рублей: крупные УФ-принтеры, промышленные плоттеры, фрезерные и лазерные станки, полноценные линии для изготовления сложных конструкций. О них имеет смысл говорить, когда будем рассматривать вопрос развития своего рекламного агентства, масштабирования и перехода от «кабинетного» формата к полноценному производству. На старте достаточно понимать, какие возможности дают базовые устройства и как, при необходимости, вы можете докупить более серьезную технику или выстроить сотрудничество с крупными производственными площадками.

Вот в общем-то и все, варианты самого необходимого оборудования для рекламного агентства Вы теперь знаете и можете оценить, что брать сразу, а что отложить до момента, когда поток заказов станет стабильным.

FAQ по оборудованию рекламного агентства

Нужно ли сразу покупать плоттер и термопресс? Нет, если у вас пока нет заказов на наружную рекламу и сувенирку, можно начать с офисной техники и постепенно тестировать спрос, работая через партнеров. Как только увидите устойчивый спрос и посчитаете экономику, имеет смысл докупать оборудование.
Можно ли на старте обойтись без цветного принтера? Теоретически можно, но тогда вы будете зависеть от копицентров даже в вопросе печати пробных образцов и эскизов. Для рекламного агентства цветной принтер с СНПЧ – это минимальный стандарт, который сильно повышает мобильность и скорость согласований.
Какое оборудование брать в аренду, а что лучше купить? Обычно арендуют дорогое и специфичное оборудование (широкоформатный плоттер, крупный термопресс), если объем работ еще не гарантирован. Офисную технику, базовые принтеры и ламинатор выгоднее купить сразу.
Нужна ли специальная регистрация или разрешения для оборудования? Для обычной офисной техники никаких особых разрешений не требуется, важно лишь соблюдать требования по электробезопасности. А вот при изготовлении наружной рекламы и вывесок сами конструкции уже подпадают под действие градостроительных и рекламных норм, и для их размещения, как правило, нужны согласования с администрацией и соблюдение требований законодательства о рекламе.

Если есть вопросы, то в комментарии или в мою группу социальной сети в контакте «Секреты бизнеса для новичка» – можно описать свой бюджет и формат агентства, и я подскажу, с какого набора оборудования разумнее стартовать.

Удачного бизнеса! Пока! И пусть каждая купленная вами единица техники действительно работает на прибыль, а не просто занимает место в офисе.