Корпоративная карта ООО

Доброго времени суток! Сегодня я хочу написать статью о корпоративной карте для ООО.

Довольно часто бывают случаи когда, для организации необходимо приобрести какие-либо товары (канцелярские, хозтовары и т.д.) необходимые для деятельности ООО.

У организации существует несколько способов оплаты данных товаров или услуг:

1. Оплата с расчетного счета ООО;
2. Выдача денег под отчет из кассы организации;
3. Чековая книжка;
4. Корпоративная карта ООО.

Рассмотрим перечисленные варианты оплаты товаров или услуг которые оказываются для организации:

Оплата с расчетного счета ООО

Для этого Вам выставляют счет, который Вы оплачиваете с расчетного счета ООО. В общем-то это обычная практика в бизнесе.

Минусом в данном случае является то, что Вы не получите нужный Вам товар или услугу до момента зачисления денег. На это может потребоваться 1-2 дня.

А ведь бывает так, что товар нужен уже здесь и сейчас.

Выдача денег под отчет из кассы ООО

Первое о чем надо сказать, чтобы была касса ООО – ее необходимо оборудовать соответствующим образом, выделив отдельное помещение. Это конечно минус.

Помимо этого, даже если у Вас есть оборудованная касса, то есть еще один минус – это бумажная волокита с получением и сдачей подотчетных денег.

Так что, конечно можно оплачивать товары и услуги таким способом, но есть варианты и попроще.

Чековая книжка для ООО

В случае если у Вас нет кассы и все деньги на расчетном счету и необходима наличка для оплаты товаров и услуг Вы можете завести чековую книжку и снимать по ней деньги.

Это считаю полным анахронизмом и прошлым веком. Так, что отметаем этот вариант сразу.

Корпоративная карта для ООО

Вот это именно то что нужно каждому владельцу ООО.

Корпоративная карта представляет из себя обычную пластиковую карту с помощью, которой можно оплачивать все хозяйственные нужды организации.

Стоит отметить сразу, что у корпоративной карты свой собственный счет к которому она привязана.

Для того чтобы пользоваться корпоративной картой её необходимо заказать в банке где открыт расчетный счет Вашей организации.

Ключевые изменения 2025

• Оплата корпоративной картой подтверждается кассовым чеком, БСО или счетом/актом/накладной от продавца; электронные чеки допустимы.
• Для работы с картами рекомендуется принять локальный акт: кто держатели карт, лимиты, цели расходов, порядок отчетности и ответственности.
• По безналичным интернет-платежам чаще используется 3-D Secure; возможны виртуальные и предоплаченные карты для разовых закупок.
• Отчетность по подотчетным суммам оформляется по формам, установленным компанией; срок сдачи устанавливайте внутренним регламентом (часто 3–5 рабочих дней).
• С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России; при оплате сервисов отчетности учитывайте это в назначении платежей и договорах.

После получения корпоративной карты организации на ее счету денег не будет.

Для зачисления денег необходимо с расчетного счета ООО, сделать перевод на данную корпоративную карту. Я его делаю удаленно через систему ibank.

Хотя можно сделать и простым платежным поручением, подготовив платежное поручение и сдав его в банк.

Так же Вы должны знать, что у каждой пластиковой карты есть свой месячный лимит.

Я вот на днях заказал золотую корпоративную карту VISA, цена этой пластиковой карты 1500 за год. Лимит 1 500 000 руб. в месяц.

Так же у меня есть карта MasterCard (2шт.) – у них лимит 600 000 в месяц на каждую.

Пошаговая инструкция / чек-лист

• Определите задачи: повседневные закупки, интернет-оплата, командировки, лимиты на снятие наличных.
• Запросите у банка тарифы: годовое обслуживание, комиссии за операции, снятие наличных, выпуск дополнительных карт.
• Оформите держателей: директор/закупщик/бухгалтер. Установите индивидуальные лимиты, МСС-ограничения, запреты на cash-withdrawal при необходимости.
• Примите локальный акт по картам (положение, договор о материальной ответственности, порядок отчетности и хранения карт).
• Пополните карточный счет переводом с расчетного счета; настройте уведомления и суточные/месячные лимиты.
• Обеспечьте документооборот: чек ККТ, товарный чек/накладная/акт, счет-фактура при ОСН, авансовый отчет с подтверждающими документами.

Что можно и чего нельзя

• Разрешены расходы, связанные с деятельностью компании: хозтовары, ГСМ, услуги связи, командировочные, подписки на сервисы.
• Запрещены личные покупки сотрудников. При ошибочной оплате оформляйте возврат или возмещение сотрудником.
• Наличные с корпоративной карты — по правилам банка и лимитам; оформляйте выдачу под отчет и подтверждающие документы.
• Интернет-оплата: сохраняйте электронные чеки и закрывающие документы (оферта/акт/счет). Для подписок контролируйте автосписания.

Для приобретения корпоративной пластиковой карты для своего ООО есть еще один неоспоримый плюс – это оплата товаров и услуг в интернете.

Я это к чему говорю, тут не то что покупать товары, а оплачивать услуги систем, через которые электронно сдается отчетность в налоговую, СФР. Таких систем довольно много, мой бухгалтер пользуется системой Палитра (у них как раз проблема, что они принимают платежи только с корпоративных карт, причина этого мне не известна).

Корпоративная карта ООО выдается для приобретения товаров или услуг для организации ВАЖНО и Вы не можете приобретать себе товары и услуги, которые не касаются работы ООО.

Допускается оплата по пластиковой корпоративной карте расходов директора на мобильную связь и бензин для автомобиля, так как это так же задействовано в работе организации.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие положения о корпоративных картах — ведёт к спорам и отказам в признании расходов. Утвердите регламент.
• Нет документов по покупке — расходы не примут. Всегда требуйте чек ККТ и закрывающие документы.
• Личные траты сотрудника — риск удержаний и налоговых претензий. Оформляйте возврат средств и акты.
• Высокие лимиты без контроля — утечки денег. Настройте лимиты, смс-уведомления и двухфакторные подтверждения.

FAQ

• Дебетовая это карта или кредитная? Обычно дебетовая, средства тратятся в пределах пополнения; кредитный лимит — отдельный банковский продукт.
• Можно ли привязать несколько карт к одному счету? Да, банк выпускает дополнительные карты с индивидуальными лимитами и правами.
• Как учитывать комиссии банка? Комиссии по операциям учитываются в прочих расходах при наличии документов банка.
• Что делать при утрате карты? Немедленно заблокировать через банк, оформить служебную записку, перевыпустить карту.

Подводя итог статьи, сразу рекомендую, если у Вас ООО получить корпоративную карту. Работать будет значительно проще и бухгалтеру будет так же проще списывать деньги.

Обязательно берите чеки с терминала после оплаты – они потребуются бухгалтеру для отчетности, или Вам в случае если Вы являетесь директором и бухгалтером в одном лице.

Зарегистрировать ООО можно не выходя из дома через интернет с бесплатной подготовкой документов: зарегистрировать ООО через интернет.

На этом все! Если есть вопросы, то задаем в комментарии или в мою группу социальной сети ВК «Секреты бизнеса для новичка».

Всем удачного бизнеса! Пока!