Доброго времени суток! Рад снова видеть Вас на моем сайте delo.pw (секреты бизнеса для новичка). Сегодня мы подробно разберём, какое оборудование и обстановку выбрать для офиса туристического агентства, чтобы он продавал туры вместе с менеджерами.
Офис Вашего туристического агентства – это первое, что увидит потенциальный клиент, и не важно, пришёл он по рекламе, по рекомендации друзей или просто решил заглянуть, проходя мимо витрины.
От первого впечатления зависит очень многое: останется человек, сядет за стол переговоров и дослушает менеджера до конца или развернётся на пороге, решив, что здесь «какая-то шарашкина контора». Поэтому офис должен вызывать у потенциального клиента только положительные эмоции: ощущение порядка, надёжности, уюта и отдыха. Именно с этого момента начинается лояльность клиента к Вашему туру и к Вашему бизнесу. Если ему не понравится атмосфера, теснота или «офис на коленке», велика вероятность, что он больше к Вам не придёт, даже если цены и условия будут привлекательными.
Все знают поговорку «встречают по одежке», и к офису турагентства она подходит на сто процентов. Мы будем рассматривать вопрос обустройства офиса туристического агентства так, будто Вы делаете всё сами, без привлечения дизайнера. Хотя, честно говоря, возможность хотя бы разово нанять дизайнера-интерьера или консультанта по визуальному мерчендайзингу я всегда приветствую – это не такие уж огромные деньги по сравнению с ошибками, которые совершают новички, пытаясь «сэкономить» на обстановке.
Обустраиваем офис туристического агентства
Начнем, пожалуй, с самого базового – с цветовой гаммы и общего настроения, которое будет создавать Ваш офис турагентства:
- Избегайте холодных оттенков, вроде «офисного» синего, серо-стального, кислотно-белого. Они редко располагают потенциальных клиентов к отдыху и ассоциациям с отпуском, а у сотрудников в таком помещении быстрее накапливается усталость и раздражение. В турагентстве человек должен думать о море, солнце, комфортных путешествиях, а не ощущать себя в унылом кабинете госструктуры.
- Используйте тёплые и уютные оттенки, которые создают ощущение спокойствия и доверия: мягкие бежевые, кремовые, песочные, светло-карамельные тона. Они не будут отвлекать от работы Ваших сотрудников, но при этом помогут клиенту расслабиться, почувствовать, что о нём здесь позаботятся и помогут подобрать идеальный отдых.
- Идеальным сочетанием для бюджетного оформления часто становится классика: белые или молочные стены плюс мебель коричневых оттенков (бук, ольха, тёплый орех). На таком фоне хорошо смотрятся и яркие рекламные плакаты с морем, и фирменные цвета Вашего бренда. Главное – не превращать офис в кислотную радугу.
В нашем случае достаточно сделать аккуратный косметический ремонт: выровнять и выкрасить стены в светлый (лучше белый или близкий к нему) цвет, обновить потолок и пол, а мебель подобрать коричневых оттенков. Даже при небольшом бюджете такое решение позволяет создать «чистый» фон и ощущение аккуратного, ухоженного пространства.
Разделение офиса турагентства на зоны
Для удобства клиентов и сотрудников офис имеет смысл разделить минимум на две логичные зоны:
- Рабочая зона;
- Зона отдыха и ожидания.
Оборудование рабочей зоны
Для рабочей зоны необходимо выбрать качественную офисную мебель. На этом этапе многие новички пытаются максимально сэкономить и покупают самые тонкие и дешёвые столы. Лучше так не делать. При выборе офисной мебели обратите внимание, чтобы толщина столешниц рабочих столов была не 16 мм, а хотя бы 22 мм – такая мебель смотрится намного серьёзнее и солиднее, не «игрушечно», выдерживает нагрузку техники и документов и дольше служит без перекосов.
Само офисное оборудование рабочей зоны турагентства должно соответствовать нескольким простым, но важным требованиям:
- Цвет мебели – бук, ольха, вишня (хотя вишня немного темновата, но при правильном освещении смотрится тоже неплохо). Важно, чтобы все рабочие столы и шкафы были в одной гамме, без «солянки» из разных серий – так офис будет восприниматься как единое, аккуратное пространство.
- Количество единиц офисного оборудования напрямую зависит от площади арендованного Вами помещения и числа менеджеров. Лучше сразу спланировать, где будет сидеть каждый сотрудник, как будут расположены проходы, электрика, розетки, чтобы клиенты не спотыкались о провода и не «подслушивали» разговоры у соседнего стола.
- Офисное оборудование: ноутбуки или стационарные компьютеры – по количеству сотрудников (с запасом под развитие), городской телефон с несколькими линиями, МФУ (желательно лазерный, надёжный и экономичный), факс (если он ещё нужен в Вашей схеме работы), сотовый телефон с городским номером или переадресацией. Хорошо, если у каждого менеджера есть гарнитура – так разговоры с клиентами будут комфортнее.
- Интернет. В рабочей зоне обязательно нужен стабильный и быстрый интернет, без него туристическому агентству сегодня никак не обойтись: онлайн-бронирование, переписка с операторами, мессенджеры, работа с личными кабинетами. Желательно иметь не только Wi-Fi, но и проводное подключение к ключевым рабочим местам, а также продумать резервный канал связи на случай сбоев.
- Офисные стулья для посетителей – удобные, устойчивые, не скрипящие, с нормальной высотой посадки. Клиент не должен ёрзать и отвлекаться из-за неудобного стула, когда обсуждает с Вами отпуск.
- Кресла для персонала. Если у Вас есть деньги, постарайтесь не экономить на рабочих креслах: сотрудники будут проводить в них по 6–8 часов в день. Хорошая эргономика напрямую влияет на здоровье и настроение. При достаточном бюджете можно приобрести мягкие кресла и для посетителей – это будет смотреться ещё солиднее и подчеркнёт заботу о клиенте.
- Канцтовары. Без них никуда: расходные материалы для принтера и МФУ, бумага, папки для договоров и заявок, степлеры, дыроколы, ручки, маркеры, блокноты, наклейки, фирменные бланки. Лучше сразу продумать систему хранения: папки по направлениям, операторам или месяцам, чтобы любой документ находился за пару минут.
- Можно установить на столе глобус или настенную карту мира – это одновременно элемент декора и «рабочий инструмент». Такие детали создают нужное настроение и помогают клиенту визуально «примерить» на себя путешествие.
- Сейчас туристические агентства обязаны работать с онлайн-кассами, передавая данные о расчетах в налоговые органы. Поэтому Вам нужен кассовый аппарат (онлайн-ККТ) для приёма денег и выдачи чеков. Не откладывайте этот вопрос «на потом» – проще сразу заложить покупку или аренду кассы в бюджет и работать спокойно.
Зона отдыха и ожидания в турагентстве
Пока Ваши сотрудники оформляют документы и подбирают туры, у Вас обязательно должна быть зона отдыха для тех потенциальных клиентов, которые ждут своей очереди или пришли вместе с детьми и друзьями. Комфортная зона ожидания часто «допродаёт» туры лучше любой рекламы: человек видит, что о нём позаботились, и подсознательно относится к компании с большим доверием.
Рассмотрим, какое оборудование туристического агентства потребуется для зоны отдыха и ожидания, чтобы людям не хотелось убежать через пять минут:
- Мебель. В зоне отдыха должен обязательно стоять удобный диван (желательно с кожаной обивкой или качественным кожзаменителем), который легко протирать и содержать в чистоте. К нему хорошо добавить пару мягких кресел из той же коллекции. Расцветка – также коричневая или близкая к ней, в оттенок офисной мебели, чтобы пространство смотрелось гармонично. Позаботьтесь о том, чтобы людям разного роста и комплекции было комфортно сидеть.
- Стол стеклянный. Для зоны ожидания лучше приобрести и установить аккуратный стеклянный или лёгкий журнальный стол, на котором будут размещаться рекламные материалы и буклеты. Стекло визуально не загромождает пространство и легко вписывается в интерьер. Главное – следить за чистотой и отсутствием трещин и сколов.
- Телевизор (плазменный, и чем шире диагональ, тем лучше в разумных пределах). Вашим посетителям не должно быть скучно, пока они ждут. По телевизору не обязательно включать обычные каналы – идеальный вариант: «по кругу» крутить видеоролики с красивыми видами стран, обзорами отелей, видеопрезентациями туров, которые Вы продаёте. Важно, чтобы звук не мешал работе менеджеров и не создавал в офисе «базар».
- Рекламная продукция. Различные проспекты, каталоги, буклеты, карты, мини-журналы по направлениям – и чем её больше (в разумных пределах), тем лучше. Клиент может взять буклет домой, показать семье, отметить понравившиеся варианты. Главное – периодически обновлять печатные материалы, чтобы на столе не лежали каталоги трёхлетней давности с уже неактуальными ценами.
Вот мои основные рекомендации по обустройству своего офиса туристического агентства. Внутри них Вы можете составить для себя небольшой чек-лист: 1) светлый ремонт и тёплые оттенки; 2) рабочая зона с удобными столами и техникой; 3) зона ожидания с диваном, столом, ТВ и рекламой; 4) онлайн-касса и нормально проведённый интернет; 5) аккуратное хранение документов и договоров. Если системно пройтись по этим пунктам, офис начнёт работать на Вас, а не против.
Хотя, как я уже повторял неоднократно, для таких задач очень полезно хотя бы раз нанять профессионального дизайнера или консультанта по интерьеру. Стоит это обычно не так дорого, как думают многие, а эффект бывает намного лучше, чем у вариантов, придуманных «на глазок». Дизайнер поможет учесть нюансы освещения, зонирования, размещения вывески, подберёт материалы, которые дольше служат и легче моются. Типичные ошибки новичков при самостоятельном обустройстве: слишком яркие стены, дешёвая разномастная мебель, тесно расставленные столы, отсутствие нормальной зоны ожидания, неаккуратные провода и захламлённая стойка ресепшена – постарайтесь осознанно этого избежать.
В случае если у Вас есть вопросы, то задавайте их в комментарии или в мою группу ВК «Секреты бизнеса для новичка», консультации бесплатны. Небольшой мини-FAQ по теме офиса турагентства: 1) Нужно ли сразу арендовать дорогой офис в центре? Ответ: на старте достаточно аккуратного, удобного и доступного по аренде помещения с хорошим проходным трафиком. 2) Можно ли использовать б/у мебель? Можно, если она в хорошем состоянии и выглядит единым комплектом, а не «сборной солянкой». 3) Обязателен ли телевизор в зоне ожидания? Нет, но любая «визуальная витрина» с красивыми роликами и слайдами увеличивает интерес к турам. 4) Какой минимум техники нужен одному менеджеру? Компьютер или ноутбук, стабильный интернет, телефон, доступ к МФУ и онлайн-кассе – остальное можно докупать по мере роста.
Удачи всем новичкам! Пусть Ваш офис создаёт у клиентов ощущение будущего отпуска уже с первой минуты, как только они открыли дверь. Пока!