Онлайн-касса для торговли ФЗ №54

В 2025 году владельцам бизнеса уже работают по правилам онлайн-касс: практически для всех расчетов с покупателями требуется ККТ, подключенная к ОФД. Ниже разберем актуальные требования к бизнес-отчетности и порядок установки онлайн-кассы в организации.

В июле 2016 года официально приняли изменения 54 ФЗ, предусматривающие обязательное использование онлайн-кассы при применении контрольно-кассовой техники. Форма собственности при этом не важна — правила едины для ООО и индивидуальных предпринимателей. Требования распространяются на большинство систем налогообложения и видов деятельности.

В 2025 году вопросов по 54-ФЗ остается много. Даже если вам кажется, что касса не нужна, — как правило, она обязательна. За нарушения предусмотрены ощутимые штрафы. Есть перечень исключений, когда допускается работа без ККТ — разберем их ниже.

Процедура формирования чеков в онлайн-кассе несложна, если подключиться к аккредитованному оператору фискальных данных (ОФД): он обеспечивает передачу фискальных документов в ФНС и хранение данных. Обслуживание ОФД платное (обычно 3–6 тыс. руб. в год), но часто входит в пакет с кассой и сервисом учета.

Как работает онлайн касса?

Контрольно-кассовая техника (ККТ) в 2025 году должна соответствовать требованиям 54-ФЗ и быть в реестре ФНС. Базовые признаки онлайн-кассы:

• на чеке печатается (и в электронном виде передается) QR-код;
• ККТ формирует электронный фискальный документ и отправляет его через аккредитованного ОФД в налоговую службу;
• в составе ККТ используется действующий фискальный накопитель (из реестра ФНС).

Такая ККТ и называется онлайн-касса. ОФД принимает данные чеков, подтверждает их корректность и перенаправляет в ФНС. Многие старые аппараты можно доработать (прошивка, установка ФН) при условии, что модель входит в реестр ККТ.

Ключевые изменения 2025

• Упростили порядок регистрации/перерегистрации ККТ: многие действия выполняются в личном кабинете ОФД или на Госуслугах.
• Для общепита чек формируется до оплаты (предварительный чек), затем — расчетный.
• Уточнены правила для рынков и ярмарок: подавляющее большинство продавцов обязаны применять ККТ.
• Обновлены форматы фискальных документов; кассы и ОФД должны поддерживать актуальные версии.

Схематично алгоритм работы онлайн-кассы отображен на следующем изображении:

Процессы максимально автоматизированы: бизнес формирует чек в кассовой программе, далее все делает связка ККТ–ОФД–ФНС.

Требования к электронному чеку онлайн кассы

Основные требования к электронному чеку изложены в ст. 4.7 54-ФЗ. Электронный чек юридически равен бумажному и может направляться покупателю на e-mail или телефон (через СМС/мессенджер). Для интернет-продаж — обязательна возможность выдачи электронного чека.

Структура чека расширена и включает больше реквизитов. В QR-код обязательно зашиваются:

1. дата и время расчета;
2. уникальный номер фискального документа;
3. идентификационный номер фискального накопителя;
4. сумма расчета;
5. фискальный признак документа и признак способа расчета.

Отсутствие обязательных реквизитов делает чек недействительным и грозит штрафом по ст. 14.5 КоАП РФ.

Помимо данных в QR-коде, чек содержит:

• применяемую систему налогообложения (ОСН, УСН, ЕСХН и т. п.);
• признак расчета (приход, возврат прихода и др.);
• идентификационные данные ФН и номер смены;
• идентификатор ККТ (присваивается при регистрации);
• суммы НДС (если применим) — ставки должны соответствовать учету, включая специальные ставки;
• данные покупателя (при наличии согласия);
• данные продавца (наименование, ИНН, адрес расчета);
• ссылку для проверки чека в ФНС;
• позиции товаров/услуг, цены, скидки;
• наименование ОФД.

Пример электронного чека можно рассмотреть на изображении:

Пошаговая инструкция / чек-лист

1. Проверьте, попадает ли ваша модель ККТ и ФН в реестры ФНС.
2. Выберите ОФД и заключите договор (обычно на 12 месяцев).
3. Зарегистрируйте ККТ в ФНС через кабинет налогоплательщика или через кабинет ОФД.
4. Настройте кассовую программу/эквайринг, протестируйте печать чеков и отправку электронных чеков.
5. Обучите персонал оформлению чеков, возвратов, коррекций.

В какие сроки нужно перейти на использование онлайн-касс?

Переходные периоды 2017–2018 годов завершены. В 2026 году применяют онлайн-кассы практически все, кто принимает наличные, банковские карты, электронные средства платежа или предоплату. С 1 марта 2025 года ужесточены правила на рынках/ярмарках и для общепита: продавцы на рынках обязаны применять ККТ, а заведения общепита формируют чек до оплаты.

Кто может работать без ККТ в 2026 году

• Плательщики налога на профессиональный доход (НПД, «самозанятые») — кассу не используют, но обязаны выдавать чек в приложении «Мой налог» и направлять его покупателю.
• Отдельные случаи у ИП на патенте и у сельхозтоваропроизводителей на ЕСХН при специальных условиях (например, специфические места торговли, малые ярмарки выходного дня) — только в пределах, прямо разрешенных 54-ФЗ и решениями субъектов РФ.
• Расчеты, не подпадающие под определение «расчеты» в 54-ФЗ (например, безналичные перечисления между организациями и ИП через банк по реквизитам без применения карт и электронных средств с участием физлиц) — касса не требуется.
• Иные исключения, прямо указанные в 54-ФЗ (узкий перечень). Перед отказом от ККТ проверьте актуальную редакцию закона и разъяснения ФНС.

Типичные ошибки и как их избежать

• «Мы принимаем только переводы на счет, касса не нужна». Если получаете оплату картой/QR/электронными средствами от физлиц — касса нужна.
• Не выдают чек при онлайн-оплате. Электронный чек обязателен и для дистанционных расчетов.
• Не обновляют формат фискальных документов — чек не проходит проверку. Следите за обновлениями ПО ККТ/ОФД.
• В общепите формируют чек после оплаты — с 2025 года нужен предварительный чек до оплаты.

FAQ

• Нужна ли касса при продажах в интернете? Да, при приеме оплаты нужно выдавать электронный чек и передавать его через ОФД.
• Можно ли работать на ККТ без ОФД? Нет, за исключением отдельных закрытых режимов, прямо указанных в законе. ОФД обязателен.
• Что с БСО? БСО оформляются в автоматизированной форме с применением ККТ (по сути — тот же чек с особыми реквизитами).
• Какой штраф за работу без кассы? Штраф по ст. 14.5 КоАП РФ: для ИП и должностных лиц — значительные суммы, вплоть до приостановки деятельности при повторных нарушениях.

ООО и ИП, которые только начинают применять ККТ, обязаны использовать онлайн-кассу сразу при первых расчетах.

Исключения:

Некоторые операции и категории освобождаются от применения онлайн-касс, но перечень ограничен и регулярно уточняется. Перед принятием решения проверьте действующую редакцию 54-ФЗ и позицию ФНС по вашему виду деятельности.

• Продавцы, работающие в строго определенных условиях (малые ярмарки выходного дня, без торгового зала и т. п.), — при соблюдении всех критериев;
• НПД («самозанятые») — без ККТ, но с обязательной выдачей чека в приложении «Мой налог»;
• Расчеты между организациями/ИП по безналу через банк без применения карт и электронных средств с участием физлиц;
• Иные частные случаи, прямо предусмотренные 54-ФЗ.

Список аккредитованных операторов фискальных данных (ОФД)

Для работы онлайн-кассы выберите аккредитованного ОФД. Актуальные реестры (ОФД, ККТ, фискальных накопителей) публикует ФНС России — перед подключением проверьте, что выбранные ОФД, модель ККТ и ФН есть в реестрах.

Ниже приведен исторический перечень на 11.07.2017. Для действующей деятельности используйте только актуальный реестр ФНС.

На этом пока все. Если будут дополнения — материал обновим. Задавайте вопросы в комментариях к статье или в наших группах в социальных сетях.